Programa de control de perdidas

I. INTRODUCCIÓN

La seguridad se ha concebido como una función independiente de los demás procesos operativos de la empresa: planificación, diseño, entrenamiento, calidad y ventas. Ese concepto ha hecho que de alguna forma quede rezagado su desarrollo y sea visto como un costo adicional en la operación.

El control total de pérdidas presenta un nuevo concepto que es la integración de la seguridad a los demás procesos, ya que saber trabajar con seguridad equivale a brindar servicios con calidad y desempeñar el trabajo en forma correcta y efectiva logrando los resultados deseados.

De esta forma se busca poner en marcha una práctica administrativa que tiene por objeto controlar las pérdidas de todo tipo: lesiones, daños a la propiedad, que resultan de acontecimientos no deseados o no conformidades, relacionadas con los peligros de las operaciones. Dicho de otra manera, los objetivos de la seguridad pueden expresarse mejor en términos de pérdidas cuando se relacionan con los valores humanos (prestigio, orgullo y bienestar), y con la inversión de capital (protección de la integridad financiera), o con garantizar el servicio (hacer lo que está previsto cuando se necesita), o con la dirección de mercado (brindar servicios con calidad satisfaciendo al cliente); lo que en realidad se persigue con un programa de control de perdidas, es la continuidad de las operaciones y pérdidas absorbibles.

II. PROPÓSITO

Proporcionar una guía técnica, informativa y general sobre el control de pérdidas, así como los elementos para la implementación de un programa administrativo de control de pérdidas, sirviendo de consulta a los profesionales de Cyberline SRL, en los procesos de prevención y capacitación adelantados con los empleados y socios estratégicos.

III. ¿QUÉ ES EL CONTROL DE PÉRDIDAS?

Puede definirse como una práctica administrativa encaminada a neutralizar los efectos de las perdidas reales o potenciales: accidentes o incidentes, que resultan de acontecimientos no deseados relacionados con los riesgos de las labores de la empresa. En este programa la prevención se centra no solo hacia las lesiones sino a todo tipo de accidentes o pérdidas.

Administrar el control de pérdidas es aplicar las técnicas administrativas, a aquellos métodos y procedimientos que tienen por objeto especifico disminuir las perdidas relacionadas con los acontecimientos no deseados.

IV. OBJETIVOS DE APLICACIÓN DEL CONTROL DE PÉRDIDAS

Los objetivos que persigue el programa de control de pérdidas mencionados a continuación, son puntos que la gerencia promueve, y establece la implementación del mismo en la empresa:

• Controlar los daños físicos, lesiones o enfermedades.
• Controlar los daños a la propiedad: equipos, materiales y/o ambiente.
• Mejorar la eficiencia y calidad de la empresa y de los empleados.
• Proteger los bienes de la empresa y de los empleados.
• Aumentar los beneficios de empresa y los empleados, al mejorar los costos de operación.
• Mejorar los tiempos de respuesta y la flexibilidad mientras se brindan los servicios al no tener retrasos en los procesos de operación.
• Mejoramiento de las relaciones laborales.
• Aumento del orgullo por el trabajo y la satisfacción personal.
• Mejora de la imagen de la empresa ante los clientes.

V. APOYO GERENCIAL

La base de este programa de control de pérdidas es el apoyo gerencial. Frente a este programa se definen los siguientes lineamientos de gerencia:

• La responsabilidad de los niveles gerenciales, mandos medios y empleados en la implementación del programa.
• La cobertura del programa no solo se extiende hacia los empleadossino también a los socios estratégicos.
• Se define la importancia de la seguridad como inherente al desarrollo de las labores, al mismo nivel de la calidad y disponibilidad.
• Se destinarán los recursos necesarios para el desarrollo del programa.

Luego de promulgada la política, y de su divulgación a todos los niveles de la organización, con la asignación concreta de responsabilidades, y con la finalidad de lograr la participación de la gerencia en el programa de control de pérdidas se establecen las siguientes estrategias:

• Participación de la gerencia en la programación preliminar y en las reuniones de seguridad.
• Recoger su experiencia previa.
• Acordar con la gerencia los incentivos a aplicar.
• Incentivar la autogestión en el programa
• Incluir dentro del programa caminatas gerenciales.
• Mantener informados a los directivos del desarrollo y logros del programa, y solicitar su cooperación cuando haya necesidad.
• Comprometer a la gerencia en las comunicaciones internas.
• Incluirlos dentro de la investigación de accidentes e inspecciones de seguridad.
• Mostrar a la gerencia los resultados de su participación.
• Utilizar los ahorros para promover el interés de la gerencia.
• Desplegar un programa de entrenamiento con las herramientas necesarias a todos los niveles de la organización.
• Acordar indicadores de gestión del programa y plan de auditoría con la gerencia.
• Emitir informes periódicos a la gerencia.

VI. CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA

La implementación del programa exige de la planeación, organización, dirección y control administrativo de las actividades por parte del personal que lo tendrá a cargo; las actividades a llevar a cabo pueden enmarcarse en tres etapas de control:

• Pre-contacto: Es la etapa donde se incluirán todas las actividades encaminadas a prevenir o controlar las pérdidas antes de que el contacto o accidente ocurra, desarrollando actividades como inspecciones de seguridad, análisis del trabajo, observación del comportamiento, etc.
• Contacto: Es el momento donde ocurre el incidente con o sin pérdidas, para obtener la mayor información de esta etapa que permita contrarrestar las causas que dieron origen, (se utilizan el formato: “FO-SST-013 Reporte de Accidente de trabajo” del SST), y recomendaciones para neutralizar sus causas y disminuir las perdidas relacionadas con lesiones, enfermedades o daños a la propiedad
• Post-contacto: En esta etapa se busca tener control sobre las pérdidas una vez se ha materializado el evento, se incluyen actividades como preparación para primeros auxilios en caso de emergencia, planes de emergencia para atender riesgos técnicos, naturales o sociales en caso de producirse, planes de contingencia en caso de emergencias. Estas actividades se complementan con los formatos y funciones del Sistema de SST.

En general el control administrativo implica el siguiente flujo de acciones:

VII. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE CONTROL DE PÉRDIDAS

7.1 Análisis de Riesgos

Para controlar los riesgos de manera sistemática, debe establecerse una metodología que permita evaluar y clasificar los riesgos, y establecer métodos o sistemas para controlarlos. Para evaluar y clasificar los riesgos debe hacerse un inventario de todas las tareas desarrolladas, las áreas y los equipos que usados en la empresa; luego identificar los riesgos que pueden existir en ellas.

Para orientar el plan de intervención de riesgos, se debe priorizar de acuerdo con la posibilidad y gravedad del daño que pueden ocasionar los riesgos, es decir, de más a menos críticos, según las consecuencias sobre la salud, protección, seguridad o medio ambiente si llegaran a ocurrir; el periodo de exposición frecuente, esporádico, ocasional; y la probabilidad de que se materialice el riesgo de acuerdo a los controles presentes que se tengan implementados.

Para establecer métodos o sistemas de control de los riesgos, se determina la factibilidad de intervención en la fuente de generación del mismo, en el medio de propagación y por último sobre las personas expuestas. Para definir el plan de controles debe hacerse análisis preliminar de los costos de los mismos y de la efectividad esperada con la implementación del control y presentarlos clasificados de más a manos efectivo; en el plan debe incluirse el responsable de implementar, plazo de ejecución y verificación posterior.

El Análisis de Riesgo desarrollado para la empresa se basa en el procedimiento “PR-SST-004 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos”, y se encuentra en el formulario “FO-SST-004 IPERC” correspondiente a la documentación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

7.2 Análisis y Procedimientos de Trabajo

Muchas de las causas de ocurrencia de accidente son las condiciones subestándares, al no adoptar procedimientos seguros de trabajo; un procedimiento de trabajo es un método para enseñar la manera sistemática de hacer un trabajo con eficiencia y seguridad, realizando el mejor uso de la gente, equipo, materiales y ambiente.

El procedimiento de trabajo incluirá factores de seguridad, calidad, mantenimiento y disponibilidad y la secuencia ordenada de los pasos que llevarán a realizar el trabajo en forma eficaz

Para realizar el análisis puede conformarse un equipo de varios de los empleados que realizan el servicio, uno o varios supervisores y algún empleado o supervisor que ya no está relacionado con la tarea, pero tuvieron mucha experiencia en la misma. Los pasos a tener en cuenta son:

• Determinar el trabajo a analizar: Deben incluirse aquí las tareas y oficios de alto riesgo.
• Dividir el trabajo en una secuencia ordenada de pasos: Un paso es un segmento del trabajo total, debe colocarse en orden teniendo cuidado que no sea demasiado minuciosa que le impida al empleado recordar los detalles, ni muy general que ignore riesgos importantes en alguna fase.
• Hacer un análisis de cada paso del trabajo, de tal forma que se determinen los riesgos a que pueda verse expuesto el empleado, teniendo en cuenta los equipos, herramientas, materiales utilizados y ambiente de trabajo.
• Verificación de la eficiencia: En este paso se identifican todas las deficiencias que se pueden eliminar al desarrollar el procedimiento de trabajo, para tal fin se aplican las siguientes preguntas considerando aspectos como seguridad, calidad, disponibilidad: Cuál es el fin, por qué es necesario, es la forma más eficaz, puede hacerse con más eficiencia, qué se necesita para hacerlo mejor, dónde debería ser hecho, cuándo debería ser hecho, quién es la persona más calificada para hacerlo, se ajusta a todas las normas, que otra cosa podría hacerlo más eficaz.
• Desarrollar los controles recomendados: Las soluciones recomendadas en esta etapa, se logran delineando un procedimiento que al seguirlo eliminará el riesgo existente que se produzca un accidente; pueden estar dirigidas a un cambio en el método de trabajo, en el ambiente, en la reducción de la frecuencia, etc.
• Escribir el procedimiento de trabajo: Como última etapa está el escribir el procedimiento más seguro para realizar el trabajo en cada paso, este debe quedar consignado en un documento y entregado a cada empleado de acuerdo a su labor; será una herramienta útil al realizar inducción y reinducción al puesto de trabajo, guía en la investigación de accidentes para confrontar desviaciones con el estándar de trabajo, guía en el desarrollo de tareas poco frecuentes de alto riesgo.
• Establecer un programa de verificación periódica sobre el cumplimiento de las recomendaciones y uso del procedimiento de trabajo.

7.3 Inspecciones Planeadas

Es una herramienta muy eficaz para detectar y controlar las pérdidas potenciales antes que ocurran. Son necesarias porque:

• Las condiciones de proceso pueden cambiar, y si no son detectadas puede sufrirse un accidente.
• Las máquinas, equipos, herramientas, instalaciones sufren un desgaste natural que puede ocasionar una pérdida.
• En el desarrollo del trabajo la gente incurre a veces en actos que pueden ocasionar pérdidas, como desorden, mal uso de herramientas o equipos, etc.

Para motivar una práctica normal de inspecciones en la empresa es necesario hacer entender y comunicar que el primer beneficiario de las inspecciones son los empleados que laboran en ella y el dueño del área; no es un acto fiscalizador de externos

Las personas que participan en las inspecciones deben entrenarse para hacerlas dentro de un espíritu de trabajo en equipo; en lo posible se incluirá a la gerencia en el desarrollo de las inspecciones.

Hay dos clases de inspecciones que contribuyen a identificar rápidamente condiciones inseguras:

• Informales: que se realizan cuando la gente ejecuta sus actividades regulares.
• Planeadas: que utilizan listas de chequeo para análisis cuidadoso de áreas y puestos de trabajo. Las planeadas pueden hacerse en forma general buscando exposición a pérdidas general tal como el orden y aseo, o a partes y áreas críticas, tal como maquinas, equipos, materiales, estructuras o áreas.

Los puntos claves para realizar una inspección son:

• Prepárese para hacer la inspección.
• Inicie con una actitud positiva.
• Prepare lista de verificación de lo que va a inspeccionar: Para desarrollar una inspección puede elaborarse una guía con el dueño del proceso y empleados que laboren en ella, otro aspecto importante es usar el principio de correspondencia y el principio de los pocos críticos para centrarla en lo fundamental.
• Revise los informes de inspecciones anteriores.
• Tome los materiales que se requiera en la inspección.
• En la Ejecución: Use planos de la oficina y listados de verificación.
• Clasifique los peligros.
• Determine las causas básicas de las condiciones y actos subestándar.
• Estime la gravedad potencial de la pérdida.
• Evalúe la probabilidad de ocurrencia de la pérdida.
• Primer paso después de la Inspección: Desarrolle acciones correctivas.
• Pondere varias alternativas de control de las pérdidas.
• Seleccione la alternativa que genera el mayor costo – beneficio.

Finalmente, al realizar los informes tener en cuenta que deben estar orientados por el principio de corresponder a hechos y de aprender de la experiencia propia y de otros, deben mostrarse los criterios de evaluación de las inspecciones en función del beneficio para el área y los que laboran en ella; si se usa cámaras de video y/o fotografía debe hacerse con espíritu constructivo.

7.4 Observación Planeada del Trabajo

Una observación de trabajo es la acción de observar (considerar, mirar, percibir cuidadosamente con el objeto de aprender y poder dar un informe personalmente) el desempeño de la gente en el ejercicio de su labor, y de verificar en el campo si las tareas críticas se realizan de acuerdo con los estándares, procedimientos y/o prácticas, y en las condiciones establecidas para ellas.

Algunos de sus beneficios son:

• Identificar las prácticas que pueden provocar accidentes, lesiones, reiteración de trabajos, desperdicios, insatisfacción del cliente, sobre costos o debilidades de calidad que afecten la competitividad.
• Identificar la efectividad del entrenamiento desarrollado.
• Identificar las necesidades de entrenamiento.
• Identificar hábitos positivos o negativos para la seguridad, la calidad y la competitividad.
• Verificar si los procedimientos, métodos y prácticas establecidos son realmente los requeridos y producen los resultados que de ellos se espera.
• Establecer correcciones requeridas en el campo.
• Reconocer, como motivador, los comportamientos buscados (seguimiento de procedimientos, prácticas, estándares y actitud hacia el mejoramiento y la competitividad).
• Identificar las condiciones que motivan a la gente para tener los comportamientos buscados.

Algunos de sus beneficios son:

• Seleccionar la tarea a observar, puede basarse en el inventario de las tareas críticas para la seguridad, calidad o competitividad; y hacer una programación del orden de observación.
• Se selecciona el empleado a observar teniendo en cuenta: empleados nuevos, arriesgados, empleados con problema de habilidad, de bajo desempeño y los de máximos niveles de desempeño en seguridad, calidad y competitividad.
• Prepárese para observar: Aspectos claves de observaciones anteriores, aspectos críticos de recomendaciones de investigaciones de incidentes, accidentes.
• Solo cuando sea estrictamente necesario infórmele al empleado de la actividad, es preferible realizar la observación sin que él sepa para que no modifique los hábitos normales, para lo cual puede hacerse una inspección en un lugar cercano, o donde haya más personas para que no se percaten de lo que está observando.
• Cuando esté observando: Realícela sin obstaculizar el desarrollo de la tarea, hágalo tan lejos como pueda observar, minimice la distracción de quien realiza la tarea, concentre toda la atención en observar detalladamente de acuerdo a la planeación que hizo para el caso, anote sus observaciones positivas y negativas para preparar la discusión.
• Retroalimentación: Retroalimente, discuta y registre, los hechos que requieran corrección inmediata, comente con el empleado una vez detecte el problema; agradezca y estimule el apoyo a esta actividad para hacer cada vez mejor estas observaciones.
• Registre: Es necesario dejar por escrito los aspectos destacados, los mejoramientos realizados y los acuerdos establecidos con el empleado sobre las adecuaciones y/o correcciones que se requiere hacer, de parte del evaluador como del empleado.
• Seguimiento: Haga seguimiento al punto anterior, para avanzar por el camino de la excelencia que se requiere tanto para la seguridad, la calidad como la competitividad.

7.5 Comunicación de Grupo

El planeamiento, organización, supervisión y control que llevan a cabo los gerentes, supervisores, jefes de grupo con sus equipos, requieren entender y ser entendidos. Solamente, si puede transmitirse efectivamente el entendimiento de estas cosas y puede entenderse lo que otros están tratando de transmitir, se lograran con mayor eficiencia los objetivos

Durante las reuniones regulares con los empleados (charla de 5 minutos, reuniones semanales, etc.) el supervisor tiene la oportunidad más importante de comunicación, la conducción de una reunión efectiva permitirá: Ayudar a crear un clima de cooperación y comunicación, utilizar el tiempo en forma efectiva al transmitir simultáneamente la misma información a varios empleados, estimular la participación de todos los empleados expresando ideas, sugerencias, reacciones; desarrollar motivación y entrenamiento a los empleados sobre condiciones subestándar observadas, prevención de riesgos, etc.

Las reuniones de grupo ayudan a reducir lesiones y daños, rechazos y reiteración de procesos, defectos y demoras, errores y desperdicios; y mejorar seguridad, calidad, disponibilidad, costos, relaciones humanas.

Para realizar una charla de control de pérdidas se recomienda aplicar el método de las 5 P:

• Preparar: la charla con anticipación: pensar en el tema de acuerdo a las necesidades identificadas en las herramientas de investigaciones, observaciones, inspecciones, etc.; escribir el tema, documentarse sobre el tema, escuchar las experiencias de los empleados, organizar el esquema de la charla y practicarla.
• Puntualizar: concentrarse en un tema, idea, problema o procedimiento de trabajo.
• Personalizar: concentrarse en la audiencia y relacionar el tema con sus intereses.
• Presentar: el objetivo es crear una ilustración mental clara para los oyentes con gráficos, muestras, carteleras, modelos, diapositivas, folletos, fotografías, etc.
• Prescribir: Al terminar la charla debe responderse a las preguntas de los asistentes, e indicarles la acción especifica.

7.6 Comunicación Personal

La comunicación personal estimula una mayor participación recíproca, permite preguntas y respuestas más detalladas y específicas para resolver problemas; es una herramienta útil para motivar, instruir, entrenar, aconsejar o realizar una tutoría a un empleado identificado repetitivamente con comportamientos inseguros, etc.

Los tres medios básicos de enseñanza del control de pérdidas a través de los cuales puede influenciarse a los empleados son:

• Comunicación, usados para crear entendimiento, educar, y agregar conocimiento.
• Entrenamiento, se hace para ayudar a los empleados a mejorar, cambiar sus prácticas de trabajo.
• Motivación, usada para entusiasmar, inspirar e incitar a tomar una acción.

Las pérdidas pueden controlarse mejor cuando los empleados tienen conocimiento, están bien informados, interesados y entrenados. El entrenamiento aumenta la productividad, reduce el cambio de la fuerza de trabajo, mejora la moral de los empleados, disminuye los accidentes, aumenta la eficiencia, reduce la confusión, amplia la competencia técnica, mejora los métodos de trabajo, disminuye errores, disminuye daños

Al entrenar, instruir o enseñar debe tenerse en cuenta los principios básicos que ayudan a las personas a aprender cosas nuevas:

• Principio de la preparación: aprendemos mejor cuando estamos listos para aprender.
• Principio de la repetición: cuanto más se repita más fácil será el aprendizaje, la aplicación y la práctica son esenciales.
• Principio del refuerzo: Para acentuar el aprendizaje hay que reconocer positivamente el éxito logrado por la persona.
• Principio de asociación: se aprende más fácil algo nuevo si lo asociamos con algo ya conocido.
• Principio de la aplicación: cuanto más se aplique una tarea será mejor entendida y recordada.

Una instrucción efectiva del trabajo, es un método sistemático que permite enseñarse a una persona a hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia la primera vez. Los pasos para realizar una instrucción efectiva son:

• Motivar: Lograr que la persona se sienta cómoda, despertar su interés, descubrir lo que el aprendiz conoce sobre el trabajo.
• Explicar y mostrar: Ubicar a la persona correctamente, demostrar la tarea, hacer hincapié en los puntos claves, usar el método paso a paso.
• Probar: Poner al aprendiz a explicar lo dicho y los puntos claves, a realizar la tarea, hacerle preguntas y corregirle, enseñarle a pedir ayuda, dejarlo solo.
• Verificar: Supervisar constantemente la ejecución de la tarea, contestar sus preguntas, verificar los puntos claves, reforzar los positivos, corregir los negativos.

7.7 Investigación de Accidentes e Incidentes

Los accidentes e incidentes deben ser investigados para que no sucedan otros similares interviniendo las causas que dieron origen a los mismos. Cualquier hecho que hubiera podido dar como resultado una perdida debe ser investigado.

Una investigación de accidentes se usa para describir los hechos que sucedieron, ubicar las causas reales, identificar riesgos existentes, desarrollar controles costo efectivos, analizar tendencias, y manifestar la preocupación real de la administración.

Para realizar investigaciones efectivas deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:

• Responder oportuna y positivamente durante el accidente.
• Reunir la información pertinente: Formarse una visión general de los hechos, entrevistar por separado los testigos, retroalimentar a los testigos con lo que usted le entendió, mantener abierta la línea de comunicación.
• Analizar y evaluar todas las causas importantes, utilizar la secuencia de causa y efecto, elaborar un bosquejo de factores causales, hacer énfasis a las causas inmediatas o síntomas (actos y condiciones subestándar), continuar con las causas básicas o subyacentes (factores personales y factores del trabajo), determinar las pocas causas específicas críticas, identificar las debilidades administrativas (Programas y normas inadecuadas y cumplimiento inadecuado de los mismos).
• Establecer y ejecutar medidas correctivas, ponderar controles alternativos, reducir la probabilidad de ocurrencia, reducir la gravedad potencial de la pérdida, tomar medidas provisionales (temporales) inmediatas, establecer las medidas permanentes, lo más pronto posible, documentar los raciocinios, decisiones y hechos en forma escrita.
• Analiza los hallazgos y las recomendaciones: Cada informe debe ser analizado por el responsable del nivel superior, evaluar la calidad de estos informes y retroalimentar a quien los realiza para mejoramiento de su calidad.
• Seguimiento: Establecer reuniones de análisis de investigaciones, asegurar la puesta en marcha de las acciones correctivas o preventivas, analizar la información para determinar las tendencias.

La presentación de una perdida aduce una falta de control por cualquiera de las siguientes razones:

• Programas inadecuados.
• Estándares inadecuados del programa.
• Cumplimiento inadecuado de los estándares.

En la investigación deben establecerse las causas básicas de generación del accidente que pueden ser:

• Factores personales (capacidad, conocimiento, habilidad, estrés, motivación de las personas).
• Factores del trabajo o medio ambiente laboral.

Las causas inmediatas pueden ser actos o prácticas subestándar (acciones del hombre), por condiciones subestándar (protecciones, equipos, herramientas, espacio, iluminación, orden y limpieza, ventilación, etc.).

VIII. ASIGNACIÓN DE ROLES

La Gerencia designará un Supervisor de seguridad, y un Asistente de seguridad, de entre los empleados de la empresa.

Las labores principales del Supervisor de seguridad son:

• Dirigir y ejecutar el programa de control de pérdidas.
• Hacer los registros y estadísticas de accidentes / incidentes.
• Promover la educación de la seguridad.
• Investigar la causa de los accidentes / incidentes.
• Inspeccionar y supervisar personalmente lo relativo a seguridad.
• Organizar charlas, cursos, etc., relacionados con la seguridad.
• Generar los formatos que se requiera para la ejecución del programa de control de pérdidas.

Las labores principales del Asistente de seguridad son:

• Apoyar a Supervisor de seguridad en sus labores.
• Participar activamente en el desarrollo del programa de control de pérdidas.
• Asumir las labores del Supervisor de seguridad en su ausencia.

IX. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Personas Asociadas a Cyberline SRL.

X. RESPONSABILIDADES

• Colaboradores de Cyberline SRL: Cumplir con lo establecido en este protocolo
• Gerencia General y Complementarias: Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en este protocolo.
• Gerencia General y Complementarias: Garantizar la adecuada difusión de este documento a toda la Organización.

XI. ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA

El presente documento será de aplicación a partir del día siguiente de la fecha de su promulgación por el Gerente General de Cyberline SRL y su vigencia se mantendrá mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.