Establecer los procedimientos que permitan la administración de los recursos financieros en efectivo del fondo fijo de Caja Chica, que se asignen para el uso de las diferentes áreas de la Empresa.
El fondo de caja chica es destinado para efectuar adquisiciones menores y de carácter urgente con el fin de asegurar una oportuna y eficaz atención de la necesidad que se presente en el funcionamiento de la empresa.
4.1 Caja Chica
La Caja Chica, es un fondo en efectivo constituido con recursos de la empresa, de cualquier fuente de financiamiento del presupuesto institucional, destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados, cuyo monto puede ser variable o fijo, establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.
4.2 Área
Cuando en la presente directiva se haga referencia al término “Área”, se entenderá como tal, a los distintos grupos de trabajo que desarrollan sus actividades correspondientes, de acuerdo a las funciones delegadas por la empresa.
4.3 Fondo
Cuando en la presente directiva se haga referencia al término “Fondo”, se entenderá como tal al Fondo Fijo de Caja Chica.
4.4 Rendición
Sustentación documentada de los gastos con los comprobantes de pago autorizados, efectuados a través del Fondo Fijo de Caja Chica.
4.5 Medidas preventivas
4.5.1 Designación de Responsables del Manejo de Caja Chica
La Gerencia Administrativa designará a los responsables titulares y/o suplentes, a quienes se les encomiende el manejo de parte de la Caja Chica, cuya condición laboral sea permanente, distinta al responsable de la emisión de cheques.
5.1 De la administración de fondos de Caja Chica
5.1.1 La constitución de fondo fijo para caja Chica será autorizada por la Gerencia General de Cyberline SRL.
5.1.2 El importe máximo de cada pago del fondo asignado para los gastos urgentes y menores será a criterio de la Gerencia Administrativa.
5.1.3 El fondo en efectivo de Caja Chica, es destinado únicamente para ser utilizado en compras urgentes de menor cuantía, en Cyberline SRL.
5.1.4 La reposición del fondo se tramitará cuando la ejecución de gastos alcance entre el 75% del monto asignado.
5.1.5 La rendición de cuentas de Caja Chica se realizará a solicitud del área de Contabilidad, siendo por lo general el periodo de intervalo de 1 mes. La rendición de cuentas se entregará utilizando un archivo Excel, en el formato indicado en el Anexo 2 “Rendición de Cuentas de Caja Chica”, con los respectivos Comprobantes de pago por los gastos que ejecutaron con fondos que manejan de la Caja Chica, y los formatos de “Declaración Jurada de Gastos” (Anexo 1) recibidos. Es responsabilidad del encargado de Caja Chica, contar con los fondos necesarios en todo momento para atender gastos de emergencia, para cuyo efecto la atención de reposición de los fondos será a la brevedad posible, bajo responsabilidad del personal que efectúan los trámites pertinentes.
5.1.6 Los fondos en efectivo de Caja Chica serán manejados por:
A nombre del personal designado para realizar trámites en el banco se emitirán los respectivos cheques para la constitución y/o reposición del fondo de Caja Chica. Una vez realizado el cobro del dinero, el total cobrado será entregado al personal de Secretaria.
5.1.7 Los funcionarios encargados de administrar los recursos financieros de la empresa, así como el administrador de los fondos de Caja Chica están en la obligación de impartir las instrucciones y orientar al usuario el correcto uso para el cual se creó el fondo, la rendición documentada de los gastos a efectuarse oportunamente y dentro de la fecha límite de rendición.
5.1.8 Los gastos efectuados con fondos de Caja Chica deben estar sustentados mediante comprobante de pago establecidos por la SUNAT.
5.1.9 El dinero de Caja Chica deberá custodiarse en las instalaciones físicas de las áreas donde labora el personal a quien se encargó el fondo, cuyo ambiente deberá contar con las seguridades que el caso amerita, como el que tenga: llave, muebles que brinden seguridad, caja de metal, entre otros. La custodia y seguridad de los fondos es de total responsabilidad del encargado de Caja Chica.
5.2 Obligaciones y prohibiciones de los responsables de Caja Chica
5.2.1 Obligaciones de los responsables del manejo de Caja Chica
a) Velar para que la parte de la Caja Chica asignada esté rodeada de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo, para lo cual deberá gestionar les proporcionen cajas de seguridad u otros medios que revistan similares características de seguridad.
b) Mantener actualizado el registro en Excel (formato en el Anexo 2) y archivo de los documentos cancelados.
c) Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con la documentación detallada y ordenada.
5.2.2 Prohibiciones de los responsables del manejo de la Caja Chica
a) Delegar el manejo de la Caja Chica sin autorización de la Gerencia Administrativa. El incumplimiento de la presente Disposición constituye falta disciplinaria que puede ser causal de apertura de Proceso Administrativo Disciplinario, previa evaluación según corresponda.
6.1 La habilitación de los fondos de Caja Chica a los usuarios (trabajadores) de Cyberline SRL, de las diferentes áreas, se inicia con la presentación del formato impreso, denominado “Declaración Jurada de Gastos” (Anexo 1), al responsable del manejo de los fondos, documento que deberá contar con la autorización del Gerente y/o jefe inmediato de requerirse, o del responsable del manejo de los fondos, así como la firma del usuario en señal de conformidad por el importe recibido.
6.2 Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad que indiquen los procedimientos relacionados con la ejecución financiera-contable en aplicación a la presente directiva, racionalidad y disciplina.
6.3 Es obligación del departamento de Contabilidad instruir y orientar a cada responsable del fondo fijo de Caja Chica acerca de los detalles y consideraciones en relación a los documentos que sustentan los gastos en la rendición, producto de las transacciones económicas desarrolladas. Luego proceder con la revisión y control de la documentación sustentadora del gasto efectuado.
7.1 El fondo en efectivo para Caja Chica, se ha implementado en la oficina de Cyberline SRL para solucionar requerimientos urgentes cuando se presenten casos de emergencia de materiales y/o de menor cuantía que no permita la emisión de un cheque específico.
7.2 La entrega de nuevos fondos de Caja Chica al usuario que solicita se realizará siempre y cuando no tenga recibos pendientes por liquidar; las rendiciones se efectuarán dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su recepción (días útiles). De presentarse algún caso de incumplimiento se deberá comunicar al área Contable para que gestione la posibilidad de cobro, o en su defecto se disponga el descuento por planilla de remuneraciones del usuario solicitante.
7.3 Queda prohibido solicitar y utilizar dinero de Caja Chica en la modalidad de fraccionamiento de compras, cigarrillos, bienes existentes en Almacén y otras acciones distintas establecidas en la presente Directiva.
7.4 La entrega de fondos de Caja Chica para la compra de materiales deberá estar sustentada por una real necesidad, y atendiendo la naturaleza del gasto menor.
7.5. Entregados los fondos en efectivo para efectuar algunos gastos menores, la rendición de cuenta documentada de Caja Chica será acompañada del pedido correspondiente en los formatos preestablecidos, indicándose las características del bien o servicio adquirido y la autorización del Gerente o Jefe del área del usuario al que se le otorgó el fondo.
7.6 Los gastos con fondos de Caja Chica sólo serán reembolsados previa sustentación con los documentos señalados en la Resolución de Superintendencia de Administración Tributaria N° 007- 99/SUNAT – Reglamento de Comprobantes de Pago, tales como Facturas (adquiriente o usuario y copia SUNAT), Boletas de Venta, Tickets de maquinarias registradoras, recibo por Honorarios Profesionales (adquiriente o usuario y copia SUNAT) y otros debiendo consignar el nombre de Cyberline SRL y el N° de RUC: 20125546481.
7.7 No se otorgará anticipos de fondos a cuenta, sin haber emitido la respectiva Declaración Jurada de Gastos (Anexo 1), debidamente autorizado por los funcionarios pertinentes.
El departamento de Contabilidad debe practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de los fondos en efectivo de Caja Chica y los valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva, con el fin de determinar su existencia física y control en concordancia con los saldos contables.
8.1 El Contador procederá o dispondrá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, cuyo resultado someterá a la consideración del Gerente Administrativo, el acta conteniendo el resultado del arqueo efectuado, proponiendo las medidas correctivas, de corresponder.
8.2 El responsable del manejo de la Caja Chica brindara las facilidades necesarias, para la realización del arqueo del fondo de caja chica en forma sorpresiva.
8.3. El administrador del fondo de Caja Chica está obligado a dar cuenta de su ejercicio en la oportunidad que sea requerido y asumir con su propio patrimonio, en caso de faltantes y/o uso indebido del mismo.
Los documentos sustentatorios de gastos con fondos de Caja Chica son los comprobantes de pago establecidos por Decreto Ley N° 25632 y la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT Reglamento de comprobantes de Pago.
9.1 ADQUISICIONES DE BIENES
9.1.1 Facturas y/o Boleta de Ventas: Copia de usuario y el de la SUNAT. El encargado de realizar adquisiciones debe proporcionar al proveedor necesariamente el número de RUC de la Empresa, para poder obtener la respectiva factura.
9.1.2 Ticket o cinta emitidos por máquinas registradoras con el número del RUC, razón social, fecha e importe en nuevos soles.
9.2 PRESTACIÓN DE SERVICIOS
9.2.1 Recibo por honorarios: El proveedor proporcionará al usuario el original y copia para la SUNAT, si no está sujeto a las retenciones del Impuesto a la Renta de Cuarta Categoría y recibos por Servicios Prestados por Terceros, en la realización de trabajos operativos.
9.3 DECLARACIÓN JURADA
9.3.1 Por gastos de movilidad local, presentarán una declaración jurada (Anexo 1), debidamente sustentadas, donde refleje días y lugares de distintos recorridos, motivos y gestiones realizadas al detalle, hasta un importe de gastos acumulados de S/ 200.00 nuevos soles, debidamente autorizados por su jefatura inmediata superior.
9.4 OTRAS DISPOSICIONES
9.4.1 Cada uno de los comprobantes de pago, deberá ser emitido a la orden de Cyberline SRL, conteniendo el número de RUC, además estará debidamente cancelado, sin enmendaduras ni alteraciones.
9.4.2 Los comprobantes de pago no deberán mostrar signos de alteración, borrones, enmendaduras o sobre escritura, de ser así, automáticamente serán anulados, sin lugar a reclamo y el responsable deberá ser sometido a las medidas disciplinarias de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.
9.4.3 Cuando el comprobante de pago corresponda a gastos por refrigerios u otros de una o varias personas, en el reverso de este documento y/o anexo adjunto debe figurar la justificación y relación de las personas que hicieron uso del fondo.
9.4.4 Los comprobantes de pago, que sustentan los desembolsos de los fondos, deberán estar visados por algún Gerente cuando el gasto se haya realizado sin previa autorización.
9.4.5 Todos los comprobantes de pago que sustentan los desembolsos con fondos de Caja Chica, deberán estar con la indicación de pagado y la fecha respectiva.
9.4.6 Los responsables de los fondos de Caja Chica deberán ingresar diariamente al respectivo archivo Excel con la finalidad de mantener actualizado el movimiento y los saldos disponibles.
9.4.7 Los encargados de la administración de fondos de Caja chica, entregarán al Departamento de Contabilidad la Rendición de Cuentas documentada de fondos en efectivo de Caja Chica en el formato Anexo 2, en cuyo formato deberán estar registrados todos los comprobantes de pago en orden correlativo y cronológico.
9.4.8 El departamento de Contabilidad, deberá recepcionar la Rendición de Cuentas de Caja Chica (Anexos 2), cuya documentación deberá ser verificada y evaluada, de conformidad a la directiva de la Gerencia Administrativa que regulan el Sistema de Contabilidad.
9.4.9 En los casos no contemplados en la presente Directiva, la Gerencia General o la Gerencia Administrativa asumirá la responsabilidad de autorizar cualquier gasto a su criterio sea necesario y urgente para atender cualquier necesidad operativa y/o por emergencia operativa.
10.1 Con motivo del cierre de operaciones contables al 31 de Diciembre y proceder a la liquidación del fondo de Caja Chica, los encargados de administrar dichos fondos, bajo responsabilidad, entregarán al Departamento Contable la última Rendición Documentada de Caja Chica, más el saldo en efectivo (si hubiera) a más tardar el 29 de diciembre de cada año, a fin que les permita depositar al Banco los saldos y saldar de este modo dentro del ejercicio contable la cuenta aperturada a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica, para evitar que figuren en los registros contables los saldos pendientes por liquidar y nombres de los responsables.
La presente Directiva es de observancia y aplicación obligatoria para los funcionarios y servidores de Cyberline SRL, cuando en el ejercicio de sus funciones autoricen o ejecuten fondos de caja chica, así como por los responsables de la administración, custodia, control y fiscalización de los citados recursos
El presente documento será de aplicación a partir del día siguiente de la fecha de su promulgación por el Gerente General de Cyberline SRL y su vigencia se mantendrá mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.